Automatizácia zjednodušuje všetky oblasti podnikania automatickým vykonávaním úloh, ktoré by ste inak vy alebo zamestnanec museli robiť manuálne. Príklady automatizácie nemusíte hľadať ďalej ako vo svojej doručenej pošte.
Je to e-mail „prepáč, že som ťa vynechal“ od predajcu, ktorý ti práve nechal hlasovú správu. Narodeninový kupón z reštaurácie. Pripomenutie od predajcu, že ste pridali produkt do nákupného košíka, ale nikdy ste neklikli na „kúpiť“.
Naprieč odvetviami sa automatizácia stala kľúčom k úspechu: podľa výskumnej firmy Gleanster takmer 80 % najvýkonnejších spoločností využíva automatizáciu marketingu viac ako 2 roky.
Ako vyzerá automatizácia podnikania?
Automatizácia už nie je vyhradená pre veľké korporácie. Malé spoločnosti môžu a mali by začleniť automatizáciu do každého aspektu podnikania: od získavania potenciálnych zákazníkov cez uzatváranie predaja, obsluhu zákazníkov až po kontrolu bežných kancelárskych úloh zo zoznamu úloh. Keď sú opakujúce sa procesy automatizované, majitelia malých podnikov môžu venovať svoj čas cieľom, na ktorých skutočne záleží – ako je rast firmy.
V tejto príručke sa dozviete o 24 veciach, ktoré by každá malá firma mala – a môže – automatizovať, a o tom, ako je automatizácia obchodných procesov jednoduchšia, než si možno myslíte.
Čítajte ďalej a zistite, ako automatizovať svoje podnikanie v týchto 6 oblastiach:
- Leady
- Predaj
- E-commerce
- Zákaznícky servis
- Eventy
- Administratívne úkony
Leady
Či už sa stretávate s potenciálnymi klientmi alebo odpovedáte tým, ktorí vám už zavolali alebo poslali e-mail, automatizácia obchodných procesov vám umožní získať a udržať si potenciálnych zákazníkov efektívnejšie – a rýchlejšie.
1. Okamžite odpovedzte na žiadosť o kontaktovanie e-mailom
Ak e-mailová adresa „kontaktujte nás“ uvedená na vašom webe skutočne znamená kontaktovať vás, budete zahltení množstvom e-mailov čakajúcich na vašu odpoveď. A odpovedať o niekoľko dní neskôr nie je možné. Podľa štúdie Lead Response Management Study čakanie aj 30 minút na nadviazanie kontaktu zníži vaše šance na kvalifikovanie sa potenciálneho zákazníka 21-krát v porovnaní s telefonátom do piatich minút.
S automatizačným softvérom, akým je ten, ktorý poskytuje Keap, môžete vždy okamžite reagovať – bez toho, aby ste na to museli myslieť. Namiesto prijímania žiadostí prostredníctvom e-mailovej adresy pridajte na svoju webovú stránku formulár „kontaktujte nás“. Softvér na správu inteligentných klientov, ako je Keap, vám poskytuje krátky kód na jednoduché umiestnenie formulára na vašu webovú stránku.
Keď potenciálny zákazník vyplní formulár zadaním svojho mena, e-mailovej adresy a komentára alebo otázky, softvér na automatizáciu malých podnikov okamžite odošle e-mailovú odpoveď. Odpoveď je predpísaná šablóna, ale môže to znieť, akoby ste ju práve odpálili.
„Ahoj, [Krstné meno]! Ďakujeme, že ste nás kontaktovali. Chcel som vám poslať rýchly odkaz, aby som vám oznámil, že sme dostali váš odkaz. Niekto z tímu sa čoskoro ozve.“
Vaši potenciálni klienti budú radi, že ich poznámka „kontaktujte nás“ nezmizla v čiernej diere online. Softvér vám alebo inému členovi tímu medzitým pridelí úlohu: telefonický hovor.
2. Priraďte prichádzajúcich potenciálnych zákazníkov obchodnému zástupcovi
Niektorí ľudia preskočia formulár „kontaktujte nás“ a idú rovno po telefóne. Aj keď je telefonát skvelým spôsobom, ako začať budovať vzťah s potenciálnym klientom, bez zavedeného procesu na vyhľadávanie potenciálnych zákazníkov môžete tieto príležitosti po zložení slúchadla premeškať. Následné telefonické hovory sú príliš často plné dobrých úmyslov, ale chýba im správne vykonanie.
Pomocou automatizačného softvéru môžete nastaviť interný formulár, ktorý sa použije, keď ľudia volajú. Zadajte kontaktné informácie klienta spolu so všetkými relevantnými poznámkami predtým, ako pridelíte obchodného zástupcu, ktorý bude nasledovať. Formulár upozorní obchodného zástupcu, aby kontaktoval nového potenciálneho zákazníka. Softvér medzitým odošle automatický úvodný e-mail od tohto obchodného zástupcu potenciálnemu zákazníkovi.
Keď sa úvodný e-mail odošle 5 minút po vyplnení formulára, zdá sa, že obchodný zástupca začal konať po tom, čo sa dozvedel o telefonáte potenciálneho klienta. Na vášho potenciálneho zákazníka zapôsobí váš zákaznícky servis ešte predtým, ako obchodný zástupca začne pracovať.
3. Pokračujte s novými kontaktmi
Na konferencii alebo iných podujatiach sa môže networkingové úsilie vyplatiť vo forme veľkého balíka vizitiek. Ale zbieranie vizitiek nie je cieľom. Okamžite začnite komunikovať so svojimi novými kontaktmi – skôr, ako obaja zabudnete na rozhovor, ktorý ste mali (alebo skôr, ako sa vizitka stane obeťou tragickej chyby pri praní).
Preneste kontaktné informácie z vizitky do svojho CRM nástroja a označte každú osobu ako kontakt na konferenciu alebo udalosť. Potom pomocou automatizačného softvéru naplánujte odoslanie e-mailu, či už chcete odpovedať o hodinu neskôr alebo nasledujúci deň.
Napísanie aj krátkeho e-mailu „rád vás spoznávam“ každému novému kontaktu môže vyčerpať váš čas. Zjednodušte proces napísaním e-mailovej šablóny, ktorá pôsobí osobne, ale môže sa vzťahovať na akýkoľvek nový kontakt z udalosti:
„Ešte raz ahoj, [Krstné meno]! Bolo skvelé rozprávať sa s vami na konferencii tento týždeň. Ak vám moje služby môžu pomôcť, rád by som pokračoval v konverzácii.“
Chcete skratku? Stiahnite si aplikáciu, ktorá skenuje vizitky pomocou fotoaparátu vášho smartfónu a nahráva kontaktné informácie do vašich záznamov. Bezplatná mobilná aplikácia Keap pridáva meno osoby, kontaktné informácie, adresu a spoločnosť priamo do Keap.
4. Získajte potenciálnych zákazníkov ponúkaním bezplatného obsahu
Bez ohľadu na to, aké skvelé sú vaše produkty alebo služby, nečakajte, že vás potenciálni klienti pozvú do svojej schránky. Priemerný človek už dostáva 88 obchodných e-mailov denne podľa The Radicati Group, spoločnosti zaoberajúcej sa prieskumom trhu v oblasti technológií. Takže pokiaľ ide o zhromažďovanie e-mailových adries, možno budete musieť dať, aby ste mohli prijímať.
Obsah je dar, ktorý neustále dáva. Poskytnutím bezplatného obsahu – ako je e-kniha, PDF, video alebo iný typ zdroja – tým, ktorí sa zaregistrujú na odber vašich e-mailov, získate nových potenciálnych zákazníkov a predvediete svoje odborné znalosti.
Automatizáciou procesu sa ušetrite od manuálneho odosielania zdrojov. Pridajte na svoju stránku webový formulár, ktorý ľuďom umožní zdvihnúť ruku, aby dostali váš obsah. Keď potenciálny zákazník zadá svoje meno a e-mailovú adresu do formulára, automatizačný softvér dodá požadovaný zdroj.
Ďalšia výhoda: Automatizačný softvér dokáže identifikovať, ktorí potenciálni zákazníci boli vygenerovaní, keď bol obsah vyžiadaný. Neskôr, keď sa títo potenciálni zákazníci rozhodnú o nákupe, budete mať k dispozícii údaje, ktoré vám pomôžu zmerať efektivitu vášho magnetu. Ak platíte za reklamy na niektorej zo svojich platforiem sociálnych médií alebo ak uvažujete o tom, že s tým začnete, tento prehľad vám umožní jednoducho vybrať si najúčinnejší magnet na leady.
Predaj
Predstavte si automatizačný softvér ako projektového manažéra vášho obchodného tímu. Softvér pomáha vášmu tímu zamerať sa na najdôležitejšie úlohy, ktoré sú pred ním, no zároveň sleduje potenciálnych zákazníkov, ktorí ešte nie sú pripravení na nákup, čím podporuje pokrok v každej fáze predajnej cesty.
5. Nastavte rámec pre váš predajný kanál
Cesta od vyhliadky k platiacemu klientovi zahŕňa niekoľko zastávok. Mapovanie trasy – a pridanie automatizácie do cesty – pomáha vašim obchodným zástupcom viesť potenciálnych zákazníkov z jedného cieľa do druhého, čím sa zabezpečí, že sa na ceste nikto nestratí.
Automatizačný softvér organizuje existujúci proces, ktorý obchodní zástupcovia sledujú pri uzatváraní obchodu. Keď je proces jasne definovaný, obchodní zástupcovia môžu presúvať potenciálnych zákazníkov z jednej fázy do druhej, čím vytvárajú konzistentnosť a poskytujú prehľad o tom, kam musí každý potenciálny zákazník smerovať ďalej.
Definujte proces predaja štyrmi základnými fázami
Nová príležitosť
Lead bol identifikovaný. Keď je potenciálny zákazník označený ako nová príležitosť, softvér pridelí obchodnému zástupcovi, aby ho kontaktoval.
Kontaktovanie
Lead sa presunie do tejto fázy, keď mu zavolá obchodný zástupca. Ak ho obchodný zástupca dosiahne, vedúci postúpi do ďalšej fázy. Ak hovor prejde do hlasovej schránky, následne sa odošle automatický e-mail.
Pútavý
Obchodný zástupca hovorí s leadom, aby sa dozvedel o jeho potrebách a o tom, ako mu váš produkt alebo služby môžu priniesť úžitok.
Kvalifikovaný
Lead prejde do tejto fázy, keď obchodný zástupca určí, že je kvalifikovaný, čo znamená, že má rozpočet a právomoc urobiť rozhodnutie o nákupe. Odtiaľto sa odohráva zvyšok procesu predaja s rôznymi automatickými akciami nastavenými pre výhry a prehry, ako aj pre potenciálnych zákazníkov, ktorí ešte nie sú pripravení urobiť rozhodnutie.
6. Zamerajte sa na svoje najhorúcejšie kontakty
Mať viac potenciálnych zákazníkov ako času na ich kontaktovanie je problém – samozrejme dobrý, no napriek tomu potrebuje riešenie. Ak sa vám zdá, že nikdy nedobehnete svoj zoznam úloh, kde vôbec začať?
Automatizačný softvér nastavuje vaše priority hodnotením každého potenciálneho zákazníka na základe jeho zapojenia do vášho marketingového úsilia. Vďaka tomuto bodovaniu leadov sa môžete zamerať na potenciálnych klientov, ktorí sú pripravení nakupovať, pred tými, ktorí potrebujú viac času. Identifikáciou potenciálnych zákazníkov na základe úrovne ich záujmu môžete lepšie predvídať ich potreby a zacieliť na nich správy prispôsobené ich aktuálnemu zmýšľaniu.
7. Zostaňte v kontakte s potenciálnymi zákazníkmi, ktorí ešte nie sú pripravení na nákup
Nenavrhli by ste sobáš na prvom rande, však? Rovnaká logika platí pre nového záujemcu. Podľa správy výskumnej firmy MarketingSherpa vo svete B2B 73 % potenciálnych zákazníkov ešte nie je pripravených stať sa klientmi. Namiesto toho, aby ste žiadali o predaj počas vášho prvého stretnutia, vytvorte dôveru kultivovaním vzťahu v priebehu času, kým nebude potenciálny zákazník pripravený urobiť veľké rozhodnutie.
Automatizácia procesu „lead nurturing“ bráni potenciálnym zákazníkom prekĺznuť cez trhliny, čo vám umožňuje zostať v kontakte bez toho, aby ste si to museli pamätať. Keď je potenciálny zákazník identifikovaný ako niekto, kto potrebuje viac času, automatizačný softvér môže každý mesiac poslať e-mail, ktorý ho jemne privedie k predaju.
Každý mesiac pošlite zdroje, ktoré vzdelávajú potenciálnych zákazníkov o vašej firme a riešia bežné otázky, ktoré môžu mať. Nezabudnite zahrnúť možnosti na zvýšenie alebo zníženie frekvencie komunikácie. Požiadajte ich, aby klikli na odkaz, ak by radšej dostávali e-maily každý druhý mesiac. Nastavte si ďalší odkaz „kontaktujte nás“, na ktorý môžu kliknúť, keď budú chcieť hovoriť s vami alebo s obchodným zástupcom. Vďaka automatizácii môže toto kliknutie spustiť úlohu, aby ste ich kontaktovali.
Zatiaľ čo starostlivosť o potenciálneho zákazníka poskytuje potenciálnemu zákazníkovi viac času, zaisťuje tiež, že sa vy alebo obchodný zástupca zameriate na potenciálnych zákazníkov, ktorí sú najviac pripravení na nákup. Podľa Marketo spoločnosti, ktoré vynikajú v starostlivosti o potenciálnych zákazníkov, generujú o 50 % viac potenciálnych zákazníkov pripravených na predaj.
8. Privítajte nového klienta
Predajom sa váš vzťah s klientom nekončí. V skutočnosti je to len začiatok. Urobte skvelý prvý dojem odoslaním série uvítacích e-mailov, aby ste novým zákazníkom ukázali, že vám záleží na ich podpore, a umožníte im spoznať vás a vašu firmu.
Zostať v kontakte je s automatizačným softvérom jednoduché. Nastavte svoj softvér tak, aby nákup spustil sériu e-mailov. V prvom e-maile odoslanom ihneď po nákupe uveďte poďakovanie a predstavenie vašej spoločnosti – či už vo forme odpovedí na často kladené otázky alebo prehľadu o tom, čo vaše služby zahŕňajú.
Zvážte odoslanie darčeka ako poďakovanie, napríklad zľavy na ďalší nákup.
Znova sa prihláste krátko potom, ako klient začal používať váš produkt alebo služby, aby ste videli, ako sa im darí. Zahrňte užitočný obsah, napríklad tipy na používanie produktu alebo video s návodom, prípadne navrhnite doplnkové produkty, ktoré by vás mohli zaujímať. O niekoľko dní neskôr požiadajte o spätnú väzbu odoslaním odkazu na prieskum alebo sa opýtajte, ako by sa vaša firma mohla zlepšiť. Ak je klient nespokojný, budete chcieť konať skôr ako neskôr. Ak sa im páči váš produkt, zverejnenie pozitívnych recenzií môže pomôcť pri premene ďalších potenciálnych zákazníkov, ktorí môžu byť na pochybách.
Uvítacie e-maily majú výhody nad rámec vrelého a nejasného druhu. Podľa štúdie spoločnosti Experian Marketing Services majú uvítacie e-maily mieru otvorenia takmer 58 % – v porovnaní s menej ako 15 % v prípade iných propagačných e-mailov. Teraz viac ako kedykoľvek predtým máte pozornosť svojho klienta.
E-commerce
Marketingová automatizácia pre malé podniky povzbudzuje zákazníkov, aby nakupovali a nakupovali znova – aj keď zabudnú doobjednať, opustia nákupný košík alebo nechajú vypršať platnosť kreditnej karty.
9. Generovať opakované obchody
Pre väčšinu majiteľov firiem nie je predaj jednorazovou udalosťou. Chcete, aby zákazník nakupoval znova – a znova a znova, najmä ak predávate opakujúcu sa službu alebo produkt, ktorý je potrebné pravidelne dopĺňať. Koniec koncov, pravdepodobnosť predaja existujúcemu zákazníkovi je podľa autorov knihy Marketing Metrics 60 až 70 % – v porovnaní s 5 až 20 % pre nového potenciálneho zákazníka.
Nečakajte, kým si zákazníci uvedomia, že potrebujú doplniť zásoby, a pomaly sa chyťte k nákupu. Buďte proaktívni automatizáciou výziev pre budúci predaj.
Automatizačný softvér spustí hodiny, keď sa uskutoční predaj, a po vopred stanovenom čase odošle následný e-mail. Ak ste predali 30-dňovú dodávku produktu, váš zákazník automaticky dostane e-mail krátko predtým, ako bude čas na opätovnú objednávku:
„Klop, klop. Všimli sme si, že vaša zásoba sa míňa. Chceli by ste doplniť zásoby?“
V e-maile uveďte odkaz na produkt, aby zákazník mohol jednoducho kliknúť a kúpiť bez toho, aby musel hľadať na vašom webe. V týchto situáciách automatizácia ponúka obojstranne výhodné: pohodlie pre vášho zákazníka, predaj pre vás.
10. Pripomeňte zákazníkovi opustený nákupný košík
Vo svojom e-maile propagujúcom nový produkt ste pohodlne zahrnuli odkaz na objednávkový formulár, ktorý vás inšpiruje k nákupom na mieste. Zákazník si prečítal e-mail. Kliknutím zadali objednávku. A potom…bez predaja.
Tento scenár sa odohráva častejšie: štúdie naznačujú, že dve tretiny online nakupujúcich opúšťajú nákupné košíky. Možno sa zákazník rozhodol nekúpiť. Možno však neboli pripravení – alebo sa jednoducho rozptyľovali a zabudli dokončiť nákup.
Tak či onak, nevzdávajte sa. Keď automatizačný softvér zistí, že zákazník navštívil objednávkový formulár bez toho, aby uskutočnil nákup, môže zákazníkom pripomenúť, aby ho dodržali. Môžete si naplánovať odoslanie jedného e-mailu s pripomenutím o 30 minút neskôr a ďalšie pripomenutie sa odošle nasledujúci týždeň.
Ak vás niekedy delilo jedno kliknutie od nákupu topánok, kým ste sa zamysleli, viete, že veľkí predajcovia túto stratégiu využívajú neustále. A z dobrého dôvodu: Podľa technickej výskumnej služby BI Intelligence možno 63 % opusteného tovaru získať späť.
11. Majte prehľad o neúspešných fakturačných poplatkoch
Keď zákazník zmení alebo stratí kreditnú kartu, vaša firma možno neurobila zoznam záznamov na aktualizáciu.
Fakturačné poplatky, ktoré sa nevyrovnajú ani na krátky čas, môžu mať škodlivý vplyv na váš konečný výsledok.
Buďte proaktívni pri vyberaní platieb zavedením automatizovaných procesov. Pre predplatné a iné poplatky vyberané opakovane nastavte spúšťač pre softvér, ktorý vás upozorní, keď zlyhá účtovanie. Upozornenie vás vyzve, aby ste kontaktovali zákazníka, čo vám umožní čo najskôr vyzdvihnúť platbu.
V prvom rade zabráňte niektorým neúspešným poplatkom tým, že prichytíte kreditné karty na pokraji expirácie. Nastavte automatizovaný proces, v ktorom softvér skenuje informácie o zákazníkoch uložené vo vašom systéme správy klientov a hľadá kreditné karty, ktorých platnosť vyprší o 30 dní, čím sa spustí pripomienka, aby sa obrátili na zákazníkov o aktualizácii ich kariet.
Zákaznícky servis a angažovanosť
Automatizácia vám umožňuje zaobchádzať s klientmi tak, ako keby ste mali viac času. Pomôžte klientom okamžite, odpovedzte na ich spätnú väzbu a dokonca im pošlite priania k narodeninám pomocou týchto jednoduchých spôsobov automatizácie služieb zákazníkom.
12. Uľahčite klientom požiadať o pomoc
Keď klient potrebuje pomoc, nič nie je frustrujúcejšie ako ťažko dostupný kontaktný odkaz a spoločnosť s pomalou odpoveďou. Podľa správy pripravenej pre American Express sa šesť z 10 spotrebiteľov rozhodlo proti zamýšľanému nákupu alebo obchodnej transakcii z dôvodu zlého zákazníckeho servisu. Zabezpečte, aby vaša firma zakaždým spĺňala – a prekračovala – očakávania klienta tým, že automatizujete proces odpovedania na otázky týkajúce sa pomoci.
Zahrňte do každého e-mailu odkaz „kontaktujte nás“, aby ste ušetrili klientom úlohu nájsť ho na vašej webovej stránke. Keď klient klikne na odkaz, automatizačný softvér vám alebo vopred určenému zamestnancovi povie, aby ste to urobili.
Vďaka automatizovanému procesu klient dostane lepšiu, rýchlejšiu a personalizovanejšiu odpoveď, než akú by dostal pri kontaktovaní všeobecného telefónneho čísla alebo e-mailovej adresy. V softvéri je možné do rozbaľovacej ponuky kontaktov pridať mená zamestnancov, aby sa zabezpečilo, že úlohy budú smerované k príslušným ľuďom. Priradením určitých členov personálu k určitým typom požiadaviek – zástupcu podpory pre technický problém, predajcu pre dopyt po potenciálnom zákazníkovi – okamžite spojíte klienta s osobou, ktorá vám môže pomôcť najviac.
13. Pošlite pripomienky schôdzok
V našom preplnenom svete potrebujú potenciálni zákazníci a klienti pripomienky týkajúce sa stretnutí – a tiež pripomienky pripomienok. Zabudnuté stretnutia sa premietajú do strateného času a peňazí pre vašu firmu, no nemôžete si dovoliť tráviť hodiny hraním sa na osobného asistenta každého klienta.
Vďaka automatizačnému softvéru si môžu potenciálni zákazníci a klienti naplánovať stretnutie na čas, ktorý im vyhovuje, a to je zadarmo vo vašom kalendári. Potom môžu dostať sériu e-mailov: potvrdenie stretnutia, po ktorom budú nasledovať pripomienky v dňoch alebo hodinách pred stretnutím. Ak klient alebo potenciálny zákazník zruší, softvér vás automaticky upozorní, aby ste mohli pokračovať a preplánovať.
Úloha porovnávania kalendárov a manuálneho plánovania stretnutí môže zabrať hodiny vášho dňa. Ak chcete posunúť automatizáciu o krok ďalej, zvážte použitie nástroja na plánovanie, ako je Keap, ktorý sa synchronizuje s vaším Kalendárom Google. Pomocou vášho obchodného kalendára umožňuje potenciálnym zákazníkom a klientom zobraziť si dostupné časy a naplánovať si stretnutie, vďaka čomu je proces stretnutia úplne automatizovaný.
14. Merajte spokojnosť klienta
Pozitívne alebo negatívne, výsledky prieskumu spokojnosti vám môžu poskytnúť informácie, ktoré potrebujete na zlepšenie svojho podnikania. Zákazník nie je spokojný? Zistite, čo sa pokazilo alebo čo ste mohli urobiť inak. Miluje klient váš produkt alebo službu? Ak chcete zopakovať svoj úspech, zistite, prečo s nimi produkt zarezonoval.
Pomocou softvéru na automatizáciu odošlite e-mailom odkaz na prieskum klientom, ktorí nedávno uskutočnili nákup. Prieskum, webový formulár, môže byť jednoduchý ako jedna otázka – „Ako ste boli spokojný so svojím nedávnym nákupom?“ – s tromi odpoveďami s možnosťou výberu z viacerých možností: „nespokojný“, „neutrálny“ a „spokojný“.
Podľa toho zautomatizujte svoje sledovanie. Nastavte softvér tak, aby negatívna odpoveď spustila úlohu kontaktovať klienta telefonicky alebo e-mailom. Rýchle natiahnutie môže zabrániť ďalším škodám. Väčšina spotrebiteľov dáva spoločnostiam ďalšiu šancu po počiatočnej zlej skúsenosti so zákazníckym servisom, ale takmer 60 % zmení spoločnosť po druhej alebo tretej negatívnej skúsenosti, podľa správy vypracovanej pre American Express.
Ak bola odpoveď pozitívna, pošlite automatizovaný e-mail s poďakovaním svojmu klientovi a opýtajte sa, či by vám nebol ochotný povedať viac o svojich skúsenostiach. Príbeh od šťastného klienta môže byť obohacujúci – a to nielen emocionálne. Posudok klienta zdieľaný na vašej webovej lokalite (samozrejme so súhlasom) môže predstavovať osobný a účinný spôsob, ako vyjadriť hodnotu vášho produktu alebo služieb.
15. Požiadajte klientov o odporúčania
Je to najstaršia marketingová stratégia na svete. Ústna forma reklamy je podľa Nielsena najdôveryhodnejšou formou reklamy, pričom 84 % ľudí tvrdí, že úplne alebo do istej miery dôverujú odporúčaniam od ľudí, ktorých poznajú. Niekedy však klienti potrebujú malú pripomienku (alebo stimul), aby šírili slovo. Požiadajte klientov, aby poskytli odporúčania zaslaním automatického e-mailu. Ak ich chcete povzbudiť, aby konali, môžete im ponúknuť malý darček alebo kupón ako prejav svojej vďaky.
Keď klient zadá meno a telefónne číslo priateľa do webového formulára, váš softvér vydá pre vás alebo člena STA úlohu, aby ste zavolali odporúčanie. Prečo ten starý hovor? Odosielanie e-mailov kontaktom bez ich priameho povolenia vystavuje váš e-mail vysokému riziku, že bude označený ako spam, čo môže viesť k zablokovaniu vašich správ v doručenej pošte. Zdvihnite telefón a potom sa opýtajte na prihlásenie k odberu e-mailov.
16. Vyčistite si zoznam e-mailov
„Čím viac, tým lepšie“ sa nevzťahuje na zoznamy e-mailov. Všetci predplatitelia spočiatku uviedli, že chcú vaše e-maily, no po čase niektorí zmenia názor a prestanú ich čítať. Ak im budete naďalej posielať e-maily, môže vám to brániť v oslovení ľudí, ktorí vás chcú počuť.
Je to preto, že poskytovatelia e-mailov, ako je Gmail, merajú interakciu – ako často ľudia otvárajú e-maily, klikajú na ne a inak s nimi interagujú – s cieľom odhaliť spam. Vysoká miera zapojenia hovorí Gmailu, že ľudia chcú vaše e-maily. Nízka angažovanosť naznačuje, že nie – najmä ak niektorí ľudia označujú vaše e-maily ako spam. Ak bude tento trend pokračovať, Gmail vás môže označiť za spamera a zablokovať všetky vaše e-maily z doručenej pošty.
S automatizačným softvérom môžete zredukovať svoj zoznam zacielením na neaktívnych odberateľov. Pretože softvér sleduje metriky interakcie, ako sú otvorenia, kliknutia, objednávky a prihlásenia do webového formulára, môžete vybrať predplatiteľov, ktorí boli M.I.A. (120 dní je dobrá miera).
Keď identifikujete dav s nízkou mierou interakcie, naplánujte si sériu troch automatických e-mailov s otázkou: „Chcete naďalej dostávať moje e-maily?“ Keďže sa zameriavate na známych, ktorí nereagujú, použite pútavý predmet, napríklad „Hej!“ (Fungovalo to pre kampaň za znovuzvolenie prezidenta Baracka Obamu). V e-maile dajte čitateľom na výber z dvoch odkazov. Ak kliknú na „áno“, softvér odstráni označenie „neaktívne“. Ak je odpoveď „nie“, už nebudú dostávať vaše e-maily.
Odhliadnuc od dôvodov spamu, hygiena zoznamu e-mailov je dôležitá pre vaše marketingové úsilie. V skutočnosti vašou cieľovou demografickou skupinou nie sú všetci na planéte. Skrátenie zoznamu vám umožní lepšie pochopiť potreby a záujmy vašich klientov, čo vám pomôže vytvoriť presnejšie správy.
17. Obnovte stratené heslá
Ak klienti potrebujú heslo na prístup do oblastí vášho webu, je nevyhnutné, aby ho v určitom okamihu zabudli. Hľadanie hesiel by nemalo byť ekvivalentom prehrabávania sa v koši strát a nálezov. S automatizačným softvérom tento proces trvá len chvíľu.
Ak chcete získať heslo, klient zadá svoju e-mailovú adresu do formulára na vašej webovej lokalite. Formulár sa synchronizuje s jej záznamom kontaktu, ktorý obsahuje pole pre heslo. Klient potom dostane e-mail s jej heslom, ako aj s odkazom na vašu prihlasovaciu stránku. Keď nastavíte túto automatickú sekvenciu, môže zabudnúť svoje heslo tak často, ako bude chcieť.
18. Pamätajte na narodeniny každého klienta
S automatizačným softvérom je zapamätanie si narodenín hračkou. Pred odoslaním narodeninovej správy však potrebujete dátumy. Zhromaždite narodeniny odoslaním automatického e-mailu s otázkou: „Môžem zaznamenať vaše narodeniny, aby sme to mohli osláviť s vami?“ Odkaz prevedie klienta na webový formulár. Zadajú dátum narodenia, ktorý softvér pridá k informáciám o klientovi v systéme správy klienta.
Potom si nastavte automatický e-mail na odoslanie narodeninového e-mailu vo veľký deň (alebo možno niekoľko dní vopred, ak zahŕňate časovo citlivú ponuku).
Použite e-mailovú šablónu s trochou prispôsobenia:
„Všetko najlepšie k narodeninám, [Krstné meno]! Tu je 15% kupón len pre vás na váš veľký deň.“
Či už posielate kupón alebo si jednoducho prajete dobrý rok dopredu, váš klient bude dojatý, že si ho zapamätáte.
19. Získajte sledovateľov na sociálnych sieťach
Ak pre svoje marketingové úsilie používate sociálne médiá (a mali by ste to robiť!), môžete použiť automatizáciu na zvýšenie počtu sledovateľov. Či už tweetujete každý deň, vytvárate udalosť na Facebooku každý týždeň alebo pripínate ako blázni, aby ste zobrazovali svoje nové produkty na Pintereste, platformy sociálnych médií poskytujú skvelý spôsob, ako zostať pred klientmi bez toho, aby ste ich bombardovali e-mailmi. Ale ak sa uverejní kampaň na sociálnych sieťach a nikto ju neuvidí, stalo sa to vôbec?
Získavanie fanúšikov a sledovateľov na sociálnych sieťach je s automatizačným softvérom takmer bez námahy. Pošlite klientom automatickú pozvánku na kontrolu jedného z vašich sociálnych profilov:
„Vedeli ste, že každý týždeň uverejňujeme na Facebooku videá s návodmi? Kliknite sem a pozrite si našu stránku na Facebooku.”
Keď klient klikne na odkaz, práca vášho softvéru je hotová. Nemôžete zaručiť, že sa zákazníci rozhodnú „páčiť“ vašej stránke, ale aspoň ste ich upozornili, že váš profil existuje.
P.S. Pridať P.S. na váš e-mail pre nevyhnutných klientov, ktorí nepoužívajú sociálne médiá: „Ak nie ste na Facebooku, mohli by ste mi dať vedieť kliknutím sem?“ Ak klient klikne na odkaz, softvér si to všimne, aby ste sa už v budúcnosti nepýtali.
Eventy
Usporiadanie udalosti dostatočne zamestná váš tím. Nechajte automatizáciu malých podnikov zvládnuť niektoré podrobnosti, ako sú registrácie, potvrdenia a propagácia.
20. Automatizujte proces registrácie udalosti
Ak plánujete udalosť, váš zoznam úloh sa môže ľahko rozrásť na knihu úloh. Zamerajte sa na celkový obraz automatizáciou niektorých časovo najnáročnejších úloh plánovania udalostí: registrácie, potvrdenia a pripomienky.
Na svojom webe prijmite RSVP vo forme nákupu lístka alebo v prípade bezplatného podujatia prostredníctvom jednoduchého webového formulára, ktorý zhromažďuje meno a e-mailovú adresu účastníka. S automatizačným softvérom spustí nákup alebo vyplnený formulár potvrdzujúci e-mail, ktorý obsahuje poďakovanie za registráciu, ako aj kľúčové podrobnosti o udalosti, ako je dátum a čas, miesto a plán.
Máte nočné mory o žiadnych zobrazeniach? Naplánujte si odoslanie automatického e-mailu týždeň alebo deň pred udalosťou ako ďalšiu pripomienku.
21. Propagujte udalosti na Facebooku
Facebook je skvelý spôsob, ako zdieľať udalosť so svojimi sledovateľmi – a v ideálnom prípade aj pre vašich sledovateľov zdieľať udalosť so svojimi sledovateľmi. Vytvorenie udalosti na Facebooku však nie je situáciou „ak ju vytvoríte, prídu“. Prilákanie účastníkov si vyžaduje neustálu propagáciu.
Zvýšte návštevnosť stránky udalosti odosielaním automatických e-mailov vašim kontaktom. Urobte to osobné:
„Ahoj, [Krstné meno], budeme radi, ak sa zúčastníš našej nadchádzajúcej udalosti.“
Uveďte stručný popis udalosti, ale uložte si niektoré podrobnosti pre odkaz na stránku na Facebooku. Požiadajte čitateľa, aby klikol a dozvedel sa viac.
Ak kliknú, môžete získať (aspoň) jedného ďalšieho účastníka. Ak nekliknú, vyskúšajte prístup na poslednú chvíľu a naplánujte si odoslanie automatického e-mailu deň pred udalosťou.
Administratívne úkony
Využite automatizáciu pracovného toku pre malé podniky na kancelársku prácu, na ktorú nemáte dostatok času, ako je napríklad vykonávanie opakovaných úloh, vybavovanie papierovačiek a riadenie procesu žiadosti o zamestnanie.
22. Zefektívnite rutinné úlohy
Obchodná automatizácia nemôže (a nemala by) nahradiť každú úlohu, ktorú vykonávajú ľudia. Môže však zlepšiť opakujúce sa procesy, ktoré si vyžadujú ľudský kontakt, a pomôže vám a vašim zamestnancom ušetriť čas a zostať organizovaný.
Možno napríklad každému novému zákazníkovi pošlete ručne písaný ďakovný list. Nakoniec sa úloha dá dosiahnuť iba perom a papierom. Aby ste sa tam dostali, môžete nastaviť automatizovaný proces, ktorý vám pomôže dokončiť a sledovať úlohu.
Keď je v systéme správy klientov identifikovaný nový klient, môže vydať pripomenutie úlohy na napísanie poznámky. Nastavte si pripomienku tak, aby vytiahla adresu klienta z kontaktných informácií uložených v systéme, aby ste ju nemuseli hľadať. Softvér vám tiež pomáha sledovať tieto úlohy, aby ste sa uistili, že vám nikto vo vašom zozname nechýba.
23. Posielajte a prijímajte dôležité dokumenty
Či už posielate zmluvy alebo zbierate daňové formuláre, dokumenty zohrávajú v mnohých podnikoch kľúčovú úlohu. To ich nerobí hodnými vášho času. Prenechajte honbu za papierom svojmu softvéru nastavením automatizovaných procesov.
Povedzme, že ste si najali niekoľko nezávislých pracovníkov na spustenie nového projektu a potrebujete zhromaždiť ich formuláre W-9 pre vaše záznamy. Identifikujte každého nového klienta v systéme pomocou značky, aby vedel, na koho sa má zacieliť automatickým e-mailom so žiadosťou o vyplnenie a vrátenie formulára. Zahrňte odkaz na stiahnutie formulára na webovej stránke Internal Revenue Service.
Keď vám do doručenej pošty dorazí vyplnený formulár, urobte si v systéme poznámku, aby softvér vedel, že freelancer je mimo. Ak sa na odkaz neklikne, softvér automaticky nadviaže na pripomienky.
24. Zbierajte žiadosti o zamestnanie
Ako vlastník malej firmy možno nemáte zdroje veľkých spoločností na uľahčenie procesu prijímania zamestnancov, ako napríklad online pracovný portál alebo tím ľudských zdrojov. Jednoduché zhromažďovanie žiadostí o zamestnanie prostredníctvom e-mailu môže pre vaše účely dokonale fungovať. Kým však nenastane čas na kontrolu žiadostí a plánovanie pohovorov, nemusíte tento proces osobne riadiť.
Využite softvér na automatizáciu prvých úloh spojených s náborom. Na webovej stránke, kde ste zverejnili popis práce, požiadajte záujemcov, aby prostredníctvom webového formulára poskytli mená a kontaktné informácie. Po vyplnení formulára je kandidát presmerovaný na druhý webový formulár, kde je požiadaný, aby napísal odpovede na niekoľko otázok z predbežného pohovoru o jeho silných stránkach a pracovných skúsenostiach. V tom momente softvér zavolá šéfa a vytvorí pre vás úlohu na kontrolu aplikácie.
Okrem úspory času má automatizovaný proces podávania žiadostí ďalšiu výhodu. Odoslanie jedného e-mailu so žiadosťou o prácu je jednoduché. Dodržiavanie tohto procesu je tiež jednoduché, ale môžete stratiť niekoľko žiadateľov – a to je v poriadku. Ak kandidáti nedokážu postupovať podľa niekoľkých jednoduchých pokynov, pravdepodobne to nie sú ľudia, ktorých chcete najať.
Ďakujeme, že ste s nami strávili čas! Dúfame, že ste zachytili niekoľko – alebo 24 – nápadov o tom, ako môže automatizácia podnikania zvýšiť organizáciu a efektivitu.
Ak potrebujete pomoc s automatizáciou, kontaktujte nás na tel. č.: +421 32 77 100 20 alebo mailom: predaj@comtec.sk
