Ako digitalizácia procesov BOZP a OPP odstránila chaos v evidencii a priniesla firme prehľad, istotu a úsporu času
O KLIENTOVI JUMA Trenčín
JUMA Trenčín s.r.o. pôsobí v oblasti bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci (BOZP), ochrany pred požiarmi (OPP) a pracovnej zdravotnej služby (PZS) už viac ako 30 rokov.
Zabezpečuje:
- vzdelávanie zamestnancov,
- odborné kurzy a prípravu technikov,
- kompletné služby BOZP, OPP a PZS dodávateľsky,
- spracovanie dokumentácie, smerníc a prevádzkových pravidiel,
- kontroly, revízie a evidenciu technických zariadení.
Spoločnosť JUMA pracuje s veľkým objemom dát a desiatkami klientov, preto je spoľahlivá evidencia aj prehľad nevyhnutnosťou.
Zhrnutie v skratke:
ODVETVIE: Bezpečnosť práce & technické kontroly
PROBLÉM: Evidencia BOZP školení, revízií, lekárskych prehliadok a technických zariadení roztrieštená v Exceloch, kalendároch a poznámkach. Žiadny jednotný prehľad. Manuálne reporty. Riziko prehliadnutých termínov.
NAŠE RIEŠENIE: Webová aplikácia na mieru postavená na low-code platforme Tabidoo + automatizácie cez platformu Make.
PRÍNOS: Jednotný systém, menej manuálnej práce, automatické upozornenia, rýchle reporty, vyššia spoľahlivosť a kontrola nad legislatívnymi povinnosťami klientov.
VÝZVA:
Pôvodne firma dlhé roky fungovala na „osvedčenom“ systéme – každý zákazník mal vlastný Excel súbor.
Najskôr to fungovalo, avšak pri desiatkach klientov začali tabuľky rásť, pribúdali nové typy školení a revízií a s nimi aj riziko neporiadku.
Ide o problém, ktorý pozná množstvo firiem, pretože procesy často stoja na ľuďoch namiesto systému.
Napriek tomu, keď firma rastie, starý spôsob jednoducho už nestíha:
- informácie boli roztrúsené v rôznych súboroch,
- termíny sa sledovali ručne,
- reporty sa skladali manuálne,
- vedenie nemalo rýchly prehľad o tom, čo sa u ktorého zákazníka deje.
Výsledkom bolo zbytočné množstvo administratívy a zvýšené riziko chýb..
NAŠE RIEŠENIE:
Cieľ bol jasný: dať všetky procesy – školenia, revízie, kontroly, lekárske prehliadky, VTZ a evidenciu – do jedného prehľadného systému.
Celý projekt prebiehal v týchto fázach:
1. Analýza procesov
Najskôr sme zmapovali existujúce Excel tabuľky, procesy technikov aj požiadavky vedenia.
Následne sme pripravili návrh dátovej štruktúry a presne definovali, čo majú vidieť technici, manažment aj administratíva.
2. Vývoj webovej aplikácie v Tabidoo
Aplikácia sústreďuje:
- všetky školenia a ich históriu,
- revízie a technické zariadenia,
- záznamy technikov,
- zmluvných zákazníkov,
- dokumentáciu a termíny.
Vďaka tomu technici už nepracujú v desiatkach súborov, ale v jednom prehľadnom systéme.
3. Automatizácie cez Tabidoo a Make
Kľúčom bolo odstrániť manuálnu rutinu:
- automatické upozornenia na blížiace sa školenia a revízie,
- upozornenia na zmeškané termíny,
- automatické výpočty ďalších termínov,
- generované reporty pre klientov,
- prepojenie dát naprieč jednotlivými modulmi.
4. Migrácia dát a testovanie
Dôležité údaje sme presunuli do nového systému a otestovali jednotlivé automatizované postupy.
Následne sme spustili aplikáciu do ostrej prevádzky.
Celý projekt prebehol v horizonte približne 8 týždňov.
Výsledok?
Firma prešla z neprehľadnej štruktúry Excelov do jedného systému, s ktorým sa dá ďalej rásť.
VÝSLEDKY A BENEFITY PRE KLIENTA
Pred zavedením systému firma fungovala v prostredí, kde musela neustále dohľadávať informácie a spoliehať sa na manuálny „mikromanagement“ termínov. Po digitalizácii sa situácia výrazne zmenila.
1. Jedno centrálne miesto pravdy
Všetky školenia, revízie, lekárske prehliadky, VTZ aj dokumentácia sú v jednej aplikácii. Technici presne vedia, čo je vykonané, čo prekročené a čo ich čaká najbližšie.
2. Menej administratívy, viac odbornej práce
Automatické upozornenia a generovanie reportov odstránili najviac časovo náročné rutiny. Firma sa zbavila preklikávania medzi Excelmi aj ručného prepisovania údajov a môže sa venovať práci, ktorá prináša klientom vyššiu hodnotu.
3. Istota, že nič neprepadne
Termíny školení, revízií a prehliadok sú sledované systémom, nie ľuďmi. Zmeškané úkony sú okamžite viditeľné a dajú sa rýchlo riešiť.
4. Jasná história pre audit a kontrolu
Každé školenie či revízia má zachytené: kto, kedy a čo vykonal – vrátane automaticky vypočítaného ďalšieho termínu.
Odpadá dohľadávanie v starých súboroch.
5. Riešenie, ktoré sa vie prispôsobiť rastu
Low-code aplikácia umožňuje pokračovať vo vylepšovaní procesov bez veľkých investícií. Firma má priestor rozširovať funkcionality podľa potreby.
KLIENT O SPOLUPRÁCI
„COMTEC nám vytvorili na mieru funkčný systém na komplexnú správu firiem z pohľadu BOZP pomocou low-code platformy, čo nám prinieslo rýchlejší vývoj a nasadenie aplikácie do funkčnej prevádzky.
Teraz máme pod kontrolou v jednej aplikácii celú zákaznícku agendu a vieme efektívne spravovať a plánovať školenia, revízie, lekárske prehliadky a iné. Prístup a nasadenie tímu COMTEC boli pre nás veľkým prínosom a veľmi si vážime doterajšiu spoluprácu.“
Martin Varhaník, manažér spoločnosti JUMA Trenčín
Ak aj vy trávite priveľa času v Exceloch, sledujete termíny „na kolene“ alebo máte pocit, že procesy stoja na ľuďoch namiesto systému, potom je to jasný signál, že sa dá fungovať efektívnejšie.
Radi sa s vami nezáväzne pozrieme na vaše aktuálne procesy a ukážeme, kde môžete získať prehľad, ušetriť čas a odbúrať manuálnu rutinu.
