Nasledujúce týždne nám prinesú veľa zmien a obmedzení v dôsledku epidémie COVID-10 (koronavírus). Mnoho firiem (malých i veľkých) postupne prechádza na domácu kanceláriu. Práca z domu – tzv. “home office”, so sebou prináša viaceré špecifiká a problémy. Ľudia, ktorí na tento typ práce ešte nie sú zvyknutí, sa náhle ocitnú “mimo” svojich tímov a bez predchádzajúcich skúseností s nástrojmi digitálnej komunikácie, nevedia ako presne majú fungovať.
Pozrite si pár tipov ako postupovať, aby sa práca z domu stala produktívnou aj vďaka nástroju Office 365 a aplikácii Microsoft teams. Aplikácia microsoft Teams umožňuje zjednodušene povedané: chatovať, schôdzovať, uskutočňovať hovory a spolupracovat na jednom mieste. Pomocou aplikácií One Drive získavate prístup k uloženým dokumentom z akéhokoľvek miesta (dokonca aj keď ste offline). Prístup k dátam viete zazdieľat aj s vybranými kolegami alebo kompletne s celým tímom.
1. VYTVORTE SI SVOJ PRACOVNÝ PRIESTOR A UDRŽUJTE ZDRAVÉ HRANICE
Nemáte doma svoju kanceláriu? Dá sa to aj bez nej. Kedže predpokladáme, že home office budeme teraz využívať častejšie, je dôležité vytvoriť si v domácnosti priestor, ktorý budeme považovať za pracovný a pre ostatných členov domácnosti bude signalizovať status “Nerušiť”. Môže to byť tichý kút spálne, jedálensky stôl či terasa – akúkoľvek časť domu viete prerobiť na “pracovnú”. Aby ste dokázali hlavu a myšlienky udržať čerstvé – nezabudnite sa občas odpútať od monitora aby náhodou nedošlo k skorému vyhoreniu (bežne počas pracovnej doby prichádzate do styku s mnoha podnetmi, ktoré vašu myseľ odpútajú a zresetujú – chôdza na obed, rozhovor a káva s kolegom, príchod klienta … ). Urobte si preto čas na jedlo, pite veľa vody, zacvičte si alebo sa chvíľu socializujte. Vaše celková mentálna pohoda sa podpíše aj na vašej produktivite.
2.KOMUNIKUJTE, KOMUNIKUJTE A KOMUNIKUJTE…
Komunikácia s tímom je základom pre správne fungovanie home officu. Pri práci z domu sa náš časový rytmus môže trochu zmeniť. Platí to hlavne pre tých, ktorí sa snažia skĺbiť prácu z domu so starostlivosťou o deti. Odporúčame preto zdielať svoju pracovnú dobu (dostupnosť/nedostupnosť) s kolegami, aby vedeli, kedy sa môžu na vás obrátiť.
Ako nahradiť “small talks”, ktoré sa bežne na firme dejú či už na chodbe, pri káve alebo v kancelárií? Pri home office je dôležité klásť dôraz na neustálu dokumentáciu – je to kľúčový spôsob ako zostať v kontakte, keď pracujeme oddelene. Odporúčame preto neustále uverejňovať aktualizácie, informácie a užitočné zdroje do kanálov spoločnej tímovej komunikácie. K uloženým údajom máte takto neustály prístup a v prípade potreby si viete jednoducho dohľadať potrebné informácie. Aplikácia Microsoft teams vám umožňuje vytvárať si rôzne kanály a tak oddeliť jednotlivé pracovné tímy – aby sa informácie dostali len tam, kde ich potrebujú.
Pre dôležité informácie odporúčame mať jeden kanál, kde budú priradení všetci zamestnanci. Dohodnite si nejaké znamenie (napríklad like príspevku) aby ste vedeli, že sa podstatný obsah dostal k všetkým zamestnancom.
3. MITINGUJTE EFEKTÍVNE
Pri práci na diaľku (hlavne ak pretrváva viac dní) sa môžete začať cítiť trochu izolovane. Je dôležité preto, aby ste vytvorili pre celý tím príležitosti na virtuálne stretávanie – či už sa bavíme o rannej tímovej pracovnej porade alebo “virtuálnej káve” medzi kolegami.
Vďaka službe Microsoft Teams viete viesť aj plnohodnotné mítingy z akéhokoľvek miesta bez potreby konferenčnej miestnosti. Stačí jednoducho vytvoriť a naplánovať míting, na ktorý sa postupne pripoja ostatní pozvaní členovia tímu.
Každá konferencia má k dispozícií vlastné okno na poznámky, tam si môžete postupne zapisovať poznámky alebo zazdielať odsah. Pri online konferencii odporúčame robiť časté pauzy, aby ste vytvorili čas na otázky a príspevky všetkým účastníkom.
Veľkým plusom je aj vzájomné zdieľanie obrazovky. Každý účastník vie zazdielať svoju obrazovku všetkým účastníkom. Takto dokážete jednoducho napríklad prezentovať svoju prezentáciu, konzultovať s celým tímom to na čom pracujete a brainstormovať nad vylepšeniami.
TIP: Schôdzu zaznamenávajte – stačí slačiť tlačidlo nahrávania a konferenciu si vedia prehrať aj kolegovia, ktorí sa jej nemohli zúčastníť. Používatelia sa tak vedia k obsahu jednoducho vrátiť, kedykoľvek si potrebujú niečo pripomenúť.
TIP: Rozmazané pozadie – nastavte si Blur efekt a nitko neuvidí neporiadok za vami.
4. UDRŽTE TÍMOVÉHO DUCHA
Teraz, možno ešte viac ako počas bežných dní, je dôležité snažiť sa udržať tímovosť a morálku. Teams môžete napríklad využiť aj na povzbudenie zábavných aktivít a výziev. Napríklad viete vyhlásiť fotografickú súťaž na rôzne témy. Vyhodnotiť súťaž viete jednoducho pomocou aplikácie Microsoft Forms, ktorú viete automaticky vložit do chatovacieho okna. Vďaka tejto aplikácii viete jednoducho získať názor zamestnancov na rôzne kreatívne nápady. Keď sa neviete rozhodnúť, nie je nič jednoduchšie ako spoľahnúť sa na úsudok väčšiny 🙂
Pre viac tipov ako úspešne zvládať home office – sledujte našu stránku 🙂
CHCETE AJ VY NASTAVIŤ OFFICE 365 A VYSKÚŠAŤ APLIKÁCIU MICROSOFT TEAMS? KONTAKTUJRE NÁS – WWW.COMTEC.SK/KONTAKT
