Unterkunft Suche:
Keď tisícky tabuliek nestačili
Ako sme sprostredkovateľovi ubytovania pre zahraničných pracovníkov pomohli dostať dáta z chaosu do systému — a vybudovať základ, na ktorom firma dnes rastie.
Unterkunft Suche
Firma pôsobí na trhu sprostredkovania ubytovania pre zahraničných pracovníkov viac ako 15 rokov. Disponuje licenciou cestovnej agentúry — nie pre dovolenkárov, ale pre stavebné a priemyselné spoločnosti, ktoré potrebujú ubytovať zamestnancov pri pracoviskách v Nemecku a okolitých krajinách.
Na jednej strane firemní klienti s dopytom, na druhej ubytovateľia s kapacitami. Unterkunft Suche stojí presne uprostred — ako mazivo, ktoré vie spojiť ponuku s dopytom aj tam, kde to bez know-how a systému jednoducho nefunguje.
Hlavný trh: Nemecko
Stavebné a priemyselné firmy hľadajú ubytovanie pre pracovníkov pri konkrétnych stavbách a zákazkách — s presnou požiadavkou na lokalitu a dostupnosť.
Špecifický biznis, špecifické potreby
Vlastný zákon na DPH, párovanie každej faktúry, evidencia preverení — žiadna hotová platforma toto nepokrývala. Riešenie muselo byť na mieru.
Keď tisícky tabuliek prestanú stačiť
Firma fungovala na kombinácii starého informačného systému a Google Spreadsheets. Tisícky súborov roztrúsených naprieč rokmi, klientmi a lokalitami. Každý zamestnanec mal svoje tabuľky. Každý odchod znamenal stratu know-how.
„Bol som na stretnutiach s viacerými softverovými spoločnosťami. Keď som vysvetlil naše procesy, väčšina mi povedala, že mi vedia pridať „jedno políčko navyše“. To nebolo riešenie.“ spomína p. Mikolaj, CEO Unterkunft Suche
Najväčší každodenný problém bol zdanlivo jednoduchý: nájsť voľnú kapacitu v okruhu od konkrétnej stavby. V Exceli so stovkami adries je to nočná mora — každý dopyt stál hodiny manuálnej práce a telefonáty na overenie dostupnosti.
Dáta roztrúsené v tisíckach súborov
Žiadna centrálna databáza. Každý klient, lokalita a rok — vlastný súbor. Orientácia si vyžadovala roky skúseností, ktoré odišli so zamestnancami.
Neexistujúce geolokačné vyhľadávanie
Nájsť voľnú kapacitu v okruhu bolo manuálne. Stovky adries, telefonáty, porovnávanie. Každý dopyt klienta stál hodiny práce tímu.
Žiadna hotová platforma nevyhovovala
Systémy za 40–50 tisíc eur s mesačnými licenciami nepokrývali špecifické potreby. A uzamykali dáta — keď chcete odísť, ste väzňom vlastnej databázy.
Systém na mieru bez astronomického rozpočtu
Klientovi sme úprimne povedali, že štandardný systém pre jeho potreby nie je vhodný. Namiesto toho sme navrhli platformu Tabidoo s vlastným vývojom na mieru.
„Niekto vám povie, že tento a tento systém nie je vhodný, máme iné riešenie. To ma prekvapilo. Za tie roky podnikania som už pochopil — radšej chcete okolo seba ľudí, ktorí vám povedia pravdu, ako tých, čo stále vravia, že je všetko super – a som rád, že práve v COMTEC boli úprimní.“
Kľúčovým momentom bola nová funkcionalita Tabidoo — možnosť vkladať vlastné HTML elementy priamo do aplikácie. Práve tým sa otvorila cesta k interaktívnej mape a vlastnému vyhľadávaniu, ktoré platforma natívne neponúka.
Štruktúrovaná evidencia nehnuteľností
Všetky objekty, miestnosti a kapacity prehľadne na jednom mieste.
Geolokačné vyhľadávanie
Vyhľadávanie voľných kapacít v okolí konkrétnej stavby — rýchlo a presne.
Kalendár dostupnosti
Prehľad obsadenosti každého zariadenia v reálnom čase.
Automatizácie procesov
Opakujúce sa úkony prebiehajú automaticky — bez manuálnych zásahov.
Evidencia preverení
Každý kontakt s ubytovateľom je zaznamenaný a dohľadateľný.
Neobmedzený počet používateľov
Paušálne náklady bez ohľadu na to, koľko ľudí systém používa.
Ako prebiehala spolupráca
Projekt prebiehal agilne — nie v uzavretých fázach, ale interaktívne. Začali sme prototypom, zbierali spätnú väzbu a pridávali ďalšie moduly podľa toho, ako klient systém používal a objavovali sa nové potreby.
Dodávali sme technickú architektúru, implementáciu zložitých funkcií a priebežné poradenstvo — od návrhu štruktúry dát až po ladenie automatizácií tak, aby systém skutočne sedel na procesy firmy.
Prototyp a základná štruktúra
Hierarchická databáza nehnuteľností, prvá verzia mapy. Overenie, že smer dáva zmysel pred väčšou investíciou.
Geolokácia a kalendár dostupnosti
Vlastný algoritmus pre vyhľadávanie v okruhu, farebný kalendár s prepojením na stavy rezervácií.
Automatizácie a nasadenie
Predvypĺňanie záznamov, automatické číslovanie, školenie tímu, nasadenie do produkčného prostredia.
Iteratívny rozvoj
Ďalšie moduly podľa potrieb tímu — evidencia preverení, prepojenia, rozšírenia dashboardu na základe spätnej väzby.
Nie najdrahšie riešenie. Správne riešenie.
Unterkunft Suche posudzoval systémy s cenovkou 40 000 – 50 000 € a mesačnými licenciami 100 € na používateľa. Výsledné riešenie v Tabidoo vyšlo na zlomok tejto sumy — a splnilo to, čo ostatné platformy nedokázali ponúknuť ani za päťnásobok.
Dôležitejšie ako platforma je implementácia. Tabidoo si mohol klient nájsť aj sám. Ale bez partnera, ktorý rozumie limitom platformy, vie navrhnúť riešenie a zároveň myslí na to, ako sa budú dáta správať o dva roky — by bol výsledok iný.